当您的业务增长时，您的文档也会激速增多。这是您也许会考虑须要建立一个企业文档管理系统。在您决定选择那种文档管理产品之前，有几个问题您需要先了解一下：

1.哪些企业文档需要被管理？

2.哪些人可以访问哪一类文档？

3.通过哪些方法来管理这些文档？

    现在我们来讨论一下这几个问题并且看看EasyDoc能提供哪些方案。

需要被管理的文档

    首先您需要管理大量的企业文档（不包括程序源代码）。如果您需要管理程序源代码，我们建议您使用常用版本控制工具例如：Microsoft Visual Source Safe 或者 CVS等 。EasyDoc不适合管理程序源代码。如果您的文档是表单，合同，报表等事务性文档，那么上述版本控制工具不适合您的财务，市场或销售人员使用，因为它们设置复杂，不易于管理。您需要专门的企业文档管理系统来帮助您管理事务性文档。

    总的来说，所有企业事务性文档都可以在线管理。我们建立一套在线企业文档管理系统的目的主要是为了改进：

1.企业文档的保存和备份

2.文档访问的安全性

3.文档的搜索能力

4.文档在业务流程中的效率

EasyDoc 被设计来改进企业文档管理中这几个方面。

企业文档用户

    从上图可以看出，企业文档管理系统的用户可以分为两大类：

1.企业员工(例如：老板，经理，员工等)

2.业务相关人员 (例如：客户，合作伙伴等)

    显然，不同类型的用户应该可以/只可以访问某一类文档。例如老板可以阅读所有文档，而销售人员只能阅读产品相关等文档；客户只能下载产品说明书或帮助手册等。 EasyDoc提供了一系列简单有效的方法来管理文档的可访问性。

使用EasyDoc管理企业文档

    EasyDoc对企业文档的管理主要可以分为以下几个方面：

    一.在线文档管理
    EasyDoc提供文档上传，更新，文档留言，在线阅读，文档下载，邮寄文档，文档共享，文档订阅等功能，界面简单易用。>>更多文档管理功能

    二.文档保护
    EasyDoc提供单一账号登录，预定义用户组，自动文档访问控制，用户操作日志，在线文档备份等几个方面来保护企业文档的安全可靠。>>更多文档保护内容

    三.文档协作
    EasyDoc支持用户可以将本部门文档共享给其他部门用户阅读；EasyDoc可以自动提醒用户文档已经被其他用户更新；EasyDoc也可以在文档更新后通过电子邮件将该文档发送给订阅它的用户...>>更多关于文档协作内容

    四.文档版本控制
    试想一下如果您在几个月后希望看看某某个文档修改前的原始内容？ EasyDoc提供基于文件名的版本管理机制。

    EasyDoc提供了一个安全可靠的环境让用户管理和访问企业文档。EasyDoc主要采用5种机制来保护用户账号和文档的安全。

单一账号登录

    EasyDoc只允许单一账号使用多个。如果EasyDoc发现同一个账号再次登录，该账号的当前会话将被中断，不能再进行任何操作。这样做保证EasyDoc能将消息发送给正确的登录用户同时保证用户操作的可靠。

用户组限定用户行为

    EasyDoc将每个用户操作都作为一个权限。只有拥有该权限的用户才能执行相应的操作。EasyDoc中的用户必须属于一个用户组，通过赋予用户组权限，组内用户也获得相应的操作许可。例如：EasyDoc规定“部门成员”组内用户只能阅读文档，更新文档和下载文档；“部门经理”组成员可以删除和共享文档。

自动文档访问控制

    与大多数文档管理系统采用目录（文件夹）分类管理文档不同，EasyDoc采用通用企业结构模型(GES)来分类和管理企业文档。EasyDoc中，一份企业文档不归属于某个员工，而是属于该员工所在的部门，即该文档的拥有者是该文档所在的部门。通过GES模型，管理员无需为每个账号或每个目录分配权限允许该账号或不允许该账号访问该文档。GES模型自动控制文档默认的可访问性 。 >>GES模型如何自动管理和保护企业文档安全？

用户操作日志

    EasyDoc自动记录每个使用EasyDoc用户的重要操作，包括文档操作，账户操作，权限修改操作，更改西同设置等。日志记录可以在线查看，并支持下载。如下图所示：

在线文档备份

    EasyDoc提供企业文档在线一键备份功能。备份的文档被压缩并且可供授权用户下载。

    EasyDoc中的文档有两种基本操作：导入(Import)和提交(Commit)。导入是指上传一个新文档到EasyDoc，提交是指用户更新一个已经保存于EasyDoc的文档。

    一个文档可能由一人或多人编辑。图1描述一个文档由多人编辑的情况，当Editor 2要修改编辑EasyDoc中已有文档，而且该文档上次不是他编辑的时候，他必须先下载该文档然后在该文档上进行修改，修改完毕后再上传。

图 1: 如果文档的上次不是您编辑的，那么您必须下载该文档，修改后再提交保存。

在Figure2中,如果上次该文档也是同一个用户编辑的，那么他编辑前不需要下载该文档，可以直接编辑同一个文档然后提交。

图2: 如果该文档上次也是您编辑提交的，您可以直接编辑该文档并提交，无需下载。

    1.通用企业结构模型

    EasyDoc通用企业结构模型保存和分类文档，简洁高效。>>更多关于通用企业结构模型的内容

    2.文档共享

    EasyDoc将一个文档的共性属性分为三种：

1.不共享 (访问性由通用企业结构模型管理)

2.完全共享 (所有EasyDoc用户都能访问)

3.指定用户共享 (只有一组指定用户可以访问)

    默认情况下，新上传的文档都是不共享的，但是本部门用户和上级部门用户可以访问。如果用户希望其他用户能够访问该文档，他可以编辑该文档的默认共享设置。

    3.版本控制

    EasyDoc提供基于文件名的版本控制功能。>>更多关于版本控制内容

    4.自动文档更新通知

    当您的文档被修改了您如何能尽快得知呢? 难道每次都让编辑者在更新上传后通知您？ EasyDoc建立了一个“触发器”在文档被更新的时候立刻自动发送通知给文档的上一任编辑者。

    如上图所示，一旦Editor 2提交了更新后的文档，EasyDoc会立刻自动发送通知给前一个编辑者Editor 1。通知会通过EasyDoc通知系统和电子邮件同时发送。

    5.文档订阅

    文档自动更新通知功能可以让上一任编辑者尽快获知文档已经更新，但如果要更多用户知道文档更新呢？

    如上图所示，用户可以订阅需要了解更新内容的文档。一旦编辑者提交更新后的文档，EasyDoc会自动将该文档作为附件通过电子邮件发送给所有订阅者。

    6. 文档发布

    一些文档需要让所有Internet用户访问，而不仅仅限制于EasyDoc用户，例如产品清单，说明书，用户手册等。如何能让用户以最快的速度下载到更新后的文档呢？

    如上图所示，文档编辑者唯一需要做的事就是选择合适的版本发布。EasyDoc会为自动生成一个Internet用户可访问的链接。您可以将该链接迁入任何网页，而无需在文档更新的时候更新该链接。

    7.文档留言

    文档留言可以帮助用户记录任何关于文档的信息。您也可以利用文档留言来跟踪文档修改的过程.

    这里介绍了EasyDoc以及企业文档协作的一些方面，如果您还有更多关于企业文档管理的需求或建议，请访联系我们.